Politique de confidentialité

Généralités

Nous accordons une importance capitale à la protection de la vie privée. Nous souhaitons informer au mieux nos clients et les utilisateurs de nos services et sites web, les respecter et leur donner le contrôle sur l'utilisation de leurs données.

Vous trouverez ci-dessous des informations sur les données que nous collectons, les raisons pour lesquelles nous le faisons, la durée de conservation de ces données et la manière dont vous pouvez exercer un contrôle à cet égard.

Nous vous invitons à prendre le temps de lire attentivement notre politique de confidentialité afin de vous familiariser avec les informations qu’elle contient.

1. Qui est protégé par la présente politique de confidentialité ?

La présente politique de confidentialité s’applique à toutes les personnes physiques, telles que les locataires, les bailleurs, leurs mandataires, etc. En revanche, elle ne s’applique pas aux personnes morales.

Vous trouverez également des informations sur le site web de l’autorité chargée de la protection des données. Pour cela, suivez ce lien : https://www.privacycommission.be/nl.
Jusqu’au 24/05/2018, la loi du 08/12/1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard du traitement des données à caractère personnel et ses arrêtés d’exécution constituent la législation applicable en matière de protection de la vie privée. À compter du 25/05/2018, celle-ci sera remplacée par le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données). Étant donné que la présente déclaration de confidentialité repose déjà sur la nouvelle législation, certaines procédures décrites dans celle-ci ne seront opérationnelles qu’à compter de cette date.

2. Que signifient les termes « données à caractère personnel » et « traitement des données » ? Qui est le « responsable du traitement » et qui est le « délégué à la protection des données » (DPO) ?

Une donnée à caractère personnel est toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable. Il peut s’agir, par exemple, du nom d’une personne, d’une photo, d’un numéro de téléphone, d’un code, d’un mot de passe, d’un numéro de contrat ou d’une adresse e-mail.

Le traitement désigne toute opération effectuée sur une donnée à caractère personnel. Par « traitement des données », nous entendons tout traitement de données à caractère personnel. La notion de « traitement » couvre notamment la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la conservation, la mise à jour, la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la diffusion ou la mise à disposition de quelque manière que ce soit, le regroupement, la combinaison, l’archivage, l’effacement ou, enfin, la destruction de données à caractère personnel.

Nous sommes le responsable du traitement de vos données à caractère personnel. Cela signifie que c’est nous qui déterminons les finalités et les moyens du traitement de vos données à caractère personnel. Nous sommes votre interlocuteur pour toutes les questions relatives à l’utilisation de vos données.

Si nous autorisons des utilisateurs finaux (tels que des employés, des stagiaires, etc.) à utiliser nos produits et services relevant de la présente politique de confidentialité, nous assumons alors les responsabilités suivantes :

nous devons informer de manière adéquate les utilisateurs finaux que, du fait de leur utilisation de nos produits et services, nous traiterons leurs données à caractère personnel
nous devons obtenir tous les consentements légalement requis de la part des utilisateurs finaux avant de traiter leurs données à caractère personnel
Nous ne devons pas utiliser nos produits et services pour collecter des données à caractère personnel en violation de la législation en vigueur en matière de protection de la vie privée
Nous devons vous informer du niveau de sécurité de nos produits et services et mettre en œuvre, selon notre propre appréciation et dans la mesure de nos moyens, des mesures techniques et organisationnelles adaptées afin de protéger de manière adéquate les données à caractère personnel contre tout traitement non autorisé ou illicite, ainsi que contre toute destruction, de perte accidentelle, de falsification, de diffusion non autorisée, d’endommagement, de modification, d’accès non autorisé ou de divulgation.
Nous devons prendre toutes les mesures raisonnables pour garantir la fiabilité des utilisateurs finaux ayant accès aux données à caractère personnel.
Nous ne devons rien faire, provoquer ou autoriser quoi que ce soit qui puisse, de quelque manière que ce soit, entraîner une violation de cette législation sur la protection de la vie privée.

Nos produits et services vous permettent également d’utiliser des services proposés par d’autres parties, tels que des chats, des sites web tiers, des forums, Facebook, Twitter, des groupes de discussion et/ou des applications. Nous n’avons aucun contrôle sur les informations que vous y publiez ni sur la manière dont elles sont traitées, et nous n’en sommes pas responsables. Il vous appartient d’en faire un usage raisonnable et de lire attentivement les politiques de confidentialité de ces tiers.

Nous sommes le responsable du traitement de vos données à caractère personnel, ce qui signifie que nous sommes votre interlocuteur, ainsi que celui des autorités de contrôle, pour toutes les questions relatives à l'utilisation de vos données.

3. Quelles données traitons-nous ?

Au cours de nos différents contacts avec vous, nous sommes susceptibles de collecter diverses données à caractère personnel : des données d’identification (nom, prénom, adresse, …), coordonnées (adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone, …), données relatives au bien immobilier loué/vendu et loué/acheté, données relatives au contrat de location, données relatives au contrat de vente, …

Nous traiterons vos données :

Lorsque vous devenez client
Lorsque vous remplissez les formulaires, documents et contrats que nous vous soumettons
Lorsque vous faites appel à nos services et produits
Lorsque vous nous contactez via les différents canaux mis à votre disposition
Lorsque vos données sont publiées ou communiquées par des tiers autorisés (personnes que vous avez spécialement mandatées, le Moniteur belge, votre agent immobilier, votre gérant immobilier, votre syndic), …
Lorsque vous communiquez des données lors de l’utilisation de nos sites web : lorsque vous demandez un devis ou passez une commande en ligne, ou que cela est fait pour vous, …
Lorsque vous visitez l’un de nos sites web ou utilisez nos applications via les cookies et autres technologies, …

Lorsque nous vous demandons vos données à caractère personnel, vous avez le droit de refuser de les fournir. Ce refus pourrait toutefois empêcher l'établissement d'une relation commerciale ou la prestation de nos services, en modifier la nature ou en affecter la gestion.

4. À quelles fins utilisons-nous ces données ?

Nous traitons vos données à caractère personnel à diverses fins, en ne traitant à chaque fois que les données nécessaires à la réalisation de l’objectif visé.

Nous utilisons vos données à caractère personnel :

Lorsque nous avons obtenu votre consentement
Dans le cadre de la préparation ou de la prestation de nos services
Afin de respecter les dispositions légales ou réglementaires auxquelles nous sommes soumis, telles que la prévention du blanchiment d'argent, la lutte contre la fraude fiscale et les obligations fiscales.
Lorsque nous avons un intérêt légitime à le faire, auquel cas nous nous efforçons toujours de trouver un équilibre entre cet intérêt et le respect de votre vie privée.

5. Comment protégeons-nous vos données ?

L'accès à vos données à caractère personnel n'est autorisé qu'aux personnes qui en ont besoin pour l'exercice de leurs fonctions. Celles-ci sont tenues de respecter une obligation stricte de confidentialité et de se conformer à toutes les règles techniques et organisationnelles visant à garantir la confidentialité des données à caractère personnel.

Ces données ne peuvent en aucun cas être conservées en dehors de l’Union européenne. Nos sites web comportent parfois des liens vers des sites tiers (réseaux sociaux, organisateurs d’événements que nous sponsorisons) dont les conditions d’utilisation ne relèvent pas du champ d’application de la présente politique de confidentialité. Veuillez lire attentivement leur politique en matière de protection de vos données à caractère personnel.

6. Vendons-nous vos données à des tiers ou les transmettons-nous ?

Nous ne vendons pas de données à caractère personnel à des tiers et ne les transmettons pas à des tiers, sauf si :

À nos successeurs légaux. Nous transmettons vos données à caractère personnel à nos éventuels successeurs légaux et à nos entreprises liées (telles que nos filiales et sociétés sœurs) aux mêmes fins que celles mentionnées dans la présente politique de confidentialité.
Cela est nécessaire à la fourniture de nos services. Pour certains aspects de nos produits et services, nous collaborons avec des tiers ou faisons appel à des sous-traitants. Le transfert de vos données n’a lieu qu’aux mêmes fins que celles pour lesquelles nous les traitons nous-mêmes. Nous veillons à ce qu’ils gèrent vos données, tout comme nous, de manière sécurisée, respectueuse et avec toute la diligence requise.
Il existe une obligation légale.
Il existe un intérêt légitime pour nous ou pour le tiers concerné. Cela n’a lieu que si votre intérêt ou vos droits et libertés fondamentaux ne prévalent pas sur ceux-ci.
Vous nous en donnez l’autorisation. Si nous devions transmettre des données à caractère personnel à des tiers d’une autre manière, cela se ferait au moyen d’une communication explicite, fournissant des précisions sur le tiers, les finalités du transfert et du traitement. Lorsque la loi l’exige, nous obtenons votre consentement explicite. Vous disposez également à tout moment d’un droit d’opposition.

7. En tant que client, comment déterminez-vous quelles données à caractère personnel nous sommes autorisés à utiliser et de quelle manière ?

Nous utilisons vos données pour vous fournir un service d’excellence et vous communiquer des informations générales sur les produits et services que vous avez souscrits chez nous ou qui pourraient vous intéresser. À ce niveau, les données mentionnées ci-dessus sont traitées dans le cadre de nos obligations légales, de notre intérêt légitime et de la bonne exécution de votre contrat (y compris la gestion des réclamations et de la relation client, ainsi que l’information sur nos services et leur amélioration). Vous avez choisi de ne pas recevoir de marketing direct, mais nous continuerons bien sûr à vous informer sur l’utilisation optimale des produits et services dont vous disposez déjà. Nous pourrons ainsi, par exemple, vous proposer un produit ou un service mieux adapté à vos besoins.

8. Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?

Votre droit d’accès

Vous disposez d’un droit d’accès (gratuit) aux données vous concernant. Vous pouvez nous demander :

Si nous traitons des données à caractère personnel vous concernant
À quelles fins nous les traitons
Quelle est l'origine des données traitées
Quelle logique nous utilisons lorsque nous traitons automatiquement certaines données à caractère personnel

Vous devez exercer votre droit d’accès par e-mail. Afin d’exercer votre droit d’accès et d’éviter toute divulgation non autorisée de vos données à caractère personnel, vous devez nous fournir une preuve de votre identité. Nous vous demandons donc de joindre de préférence une copie du recto de votre carte d’identité à votre demande.

Nous disposons d’un délai de 45 jours pour répondre à votre demande. Veuillez noter que ce délai ne commence à courir qu’à compter de la réception de votre demande et dès que nous disposons de toutes les informations nécessaires pour y donner suite.

Si vous avez des raisons de penser que nous n'avons pas traité votre demande correctement, veuillez d'abord nous en faire part par e-mail afin que nous puissions examiner les options avec vous. Par souci d'exhaustivité, nous vous informons que, si nous ne répondons pas à votre demande, si nous la refusons ou si notre réponse ne répond pas à vos attentes, vous avez toujours le droit de déposer une plainte auprès de la Commission de la protection de la vie privée, via commission@privacycommission.be, qui interviendra alors dans le cadre de sa mission de médiation.

Votre droit de rectification et de suppression

Vous avez le droit de faire supprimer ou modifier des données à caractère personnel incomplètes, erronées, inappropriées ou obsolètes. Pour ce faire, vous pouvez contacter nos services. Nous modifierons ou supprimerons ensuite ces informations dans les délais fixés par la loi, si nécessaire. Veuillez toutefois noter que, selon votre demande, il se peut que nous ne puissions plus vous proposer certains services. Nous ne pouvons pas non plus toujours supprimer toutes les données demandées.

Votre droit d’opposition au traitement de vos données à des fins de marketing direct

Vous avez à tout moment le droit de vous opposer, sans avoir à justifier votre décision, à l’utilisation de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct. Pour ce faire, vous pouvez à tout moment nous contacter afin de désactiver nos offres promotionnelles et/ou nos campagnes publicitaires par téléphone, courrier postal, SMS ou e-mail.

9. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous mettons en œuvre les mesures organisationnelles et techniques appropriées pour sécuriser les données à caractère personnel. Nous ne conservons pas les données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire pour atteindre la finalité pour laquelle nous les collectons. Dès que toutes les finalités sont atteintes, ces données sont supprimées.

Cela signifie que les données traitées sont conservées pendant toute la durée de notre contrat, la période de conservation légale ainsi que tout autre délai de conservation imposé par les lois et réglementations applicables.

10. Qu’en est-il de nos sites web, des cookies et des applications mobiles ?

Outre les données que vous partagez volontairement avec nous lorsque vous utilisez nos sites web, nous utilisons également des cookies et d’autres moyens technologiques pour collecter des données.

Sites web

Vous pouvez consulter nos sites web sans communiquer vos données à caractère personnel. Avec votre consentement (dans la mesure où cela est nécessaire), nous pouvons vous proposer, en tant que visiteur de nos sites web, une offre personnalisée de produits et de services. Afin d’optimiser nos services, nous pouvons compléter vos données client par les informations que nous tirons des cookies à la suite de votre utilisation de nos sites web.

Cookies

Que sont les cookies ?

Nous utilisons des cookies lorsque vous ouvrez nos e-mails et/ou lorsque vous consultez nos sites web ou utilisez nos applications. Les cookies sont des éléments d'information stockés sur votre ordinateur ou votre appareil mobile qui optimisent la facilité d'utilisation de nos sites web et de nos applications. Cela permet, par exemple, de vous identifier en tant que visiteur de nos sites web lors d’une prochaine visite et de mieux adapter nos sites web à vos besoins, à vos préférences et à votre confort d’utilisation. Les cookies peuvent également être utilisés pour personnaliser le contenu ou la publicité d’un site web.

Quels types de cookies utilisons-nous ?

Cookies indispensables : ils sont nécessaires pour utiliser le site web et garantissent une vérification d’identité sécurisée. Par exemple : navigation sur le site web, contenu du panier, accès aux données personnelles...
Cookies fonctionnels : ils facilitent le fonctionnement du site web et offrent une expérience de navigation personnalisée, notamment en mémorisant les identifiants de connexion, les mots de passe, le contenu de votre panier et vos préférences, telles que la langue.

Applications mobiles

Nous pouvons proposer différentes applications. Si vous utilisez ces services, il peut également s’avérer nécessaire de traiter vos données à caractère personnel. Ces données sont toujours traitées conformément aux dispositions de la présente Politique de confidentialité.

11. Comment nous contacter ?

Pour plus d’informations sur notre politique de confidentialité ou pour toute réclamation relative à la protection de vos données personnelles, y compris l’exercice de votre droit d’accès, vous pouvez nous contacter par e-mail : info@polares.eu.

12. Restez informé des modifications

Les données à caractère personnel que nous collectons via ces différents canaux sont intégrées à nos fichiers.

Nous pouvons modifier la présente politique de confidentialité de temps à autre. Nous vous invitons donc à consulter systématiquement la dernière version de cette politique sur ce site web.

Bien entendu, nous vous informerons de toute modification de fond via nos sites web ou d’autres canaux de communication courants.